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At the University of Vienna, more than 10,000 personalities work together towards answering the big questions of the future. Around 2,900 are responsible for a variety of administrative tasks and thus support excellent research and teaching. Are you looking for a meaningful professional position and work that positively impacts society, too? Do you like to organize and coordinate things? We are looking for a/an
Researcher Development Professional
174 Research Services and Career Development
Job vacancy starting: 09/01/2026 | Working hours: 40,00 | Classification CBA: §54 VwGr. IVa
Limited contract until:
Job ID: 5944
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Die DLE Forschungsservice und Nachwuchsförderung begreift sich als zentrale Dienstleistungseinrichtung für die Forschenden der Universität Wien und serviciert als solche den wissenschaftlichen Nachwuchs ebenso wie bereits etablierte Wissenschafter*innen.
Die Stelle ist vorerst auf 33 Monate befristet (ggf. mit der Möglichkeit auf Entfristung).
Your personal sphere of influence:
Als Researcher Development Professional übernehmen Sie eine zentrale Rolle im operativen Betrieb unserer Initiative. Der Schwerpunkt dieser Position liegt auf der eigenverantwortlichen Organisation und Administration unseres Professional and Career Development-Angebots. Sie sorgen dafür, dass unsere Angebote professionell umgesetzt werden, beraten Postdocs in ihrer beruflichen Entwicklung und bringen Ideen für neue Formate und Kooperationen ein.
Sie arbeiten eigenverantwortlich innerhalb Ihres Verantwortungsbereichs und gestalten gemeinsam mit der Leitung der Initiative neue Angebote und Formate. Mit Ihrer Arbeit schaffen Sie einen Rahmen, in dem Postdocs Orientierung gewinnen, ihre Kompetenzen weiterentwickeln und ihren individuellen Karriereweg selbstbestimmt gestalten können.
Your future tasks:
Administration und Organisation (ca. 50 %)
Sie organisieren und administrieren unsere Professional and Career Development-Angebote für Postdocs und sorgen für einen reibungslosen Ablauf.
Sie koordinieren Termine und behalten den Überblick über laufende Prozesse und organisatorische Abläufe.
Sie betreuen unsere Kommunikationskanäle und pflegen Dokumentationen sowie administrative Unterlagen.
Sie stehen über unsere zentrale E-Mail-Adresse und weitere Kommunikationskanäle im Austausch mit Postdocs, beantworten Anfragen oder leiten diese an die richtigen Ansprechpartner*innen weiter.
Sie kommunizieren mit internen Kolleg*innen sowie externen Vortragenden und sorgen für einen professionellen Informationsfluss rund um unsere Angebote.
Beratung (ca. 25 %)
Sie beraten Postdocs individuell bei Fragen zu ihrer beruflichen Entwicklung und zu Karrierewegen in unterschiedlichen Sektoren.
Sie führen CV-Checks und Mock Interviews durch und unterstützen Forschende dabei, ihre Bewerbungsunterlagen und ihren professionellen Auftritt weiterzuentwickeln.
Sie begleiten Postdocs dabei, ihre Kompetenzen sichtbar zu machen, Orientierung zu gewinnen und fundierte Entscheidungen für ihre nächsten Karriereschritte zu treffen.
Formate und Weiterentwicklung (ca. 25 %)
Sie entwickeln gemeinsam mit der Leitung der Initiative neue Formate und Angebote für unsere Zielgruppe.
Sie setzen kleinere Formate und Projekte eigenverantwortlich um.
Sie identifizieren geeignete Vortragende sowie potenzielle Kooperationspartner*innen und bringen diese Vorschläge aktiv ein.
Sie wirken an ausgewählten Netzwerkveranstaltungen, Spezialprogrammen und Events mit.
This is part of your personality:
Sie haben ein abgeschlossenes Hochschulstudium.
Sie bringen mehrere Jahre Berufserfahrung in einer administrativen Rolle mit, in der Sie eigenverantwortlich organisiert, koordiniert und unterschiedliche Stakeholder betreut haben.
Idealerweise verfügen Sie über Erfahrung in der Beratung, im Recruiting, in der Personalentwicklung, im Wissenschaftsmanagement oder einem vergleichbaren Umfeld.
Sie arbeiten strukturiert, service- und lösungsorientiert und behalten auch bei mehreren parallel laufenden Aufgaben den Überblick.
Sie finden pragmatische Lösungen und wissen gleichzeitig, wann Abstimmung sinnvoll ist.
Sie übernehmen Verantwortung für Ihren Aufgabenbereich, arbeiten gerne eigenständig und bringen Ideen zur Weiterentwicklung bestehender Angebote ein.
Sie kommunizieren professionell und wertschätzend mit unterschiedlichen Zielgruppen und bauen vertrauensvolle Arbeitsbeziehungen auf.
Sie verfügen über ausgezeichnete Englischkenntnisse (C2) und können sich auch auf Deutsch sicher verständigen.
Sie bringen solide digitale Kompetenzen (MS Office und digitale Kollaborationstools) mit und sind offen für den Einsatz neuer Technologien.
What we offer:
Sinnstiftende Tätigkeit: Mit Ihrer Arbeit tragen Sie dazu bei, dass Postdocs ihre berufliche Entwicklung reflektiert gestalten, ihre Kompetenzen weiterentwickeln und fundierte Entscheidungen für ihren individuellen Karriereweg treffen können.
Eigenverantwortung mit Gestaltungsspielraum: Sie übernehmen einen verantwortungsvollen Aufgabenbereich und gestalten innerhalb Ihres Verantwortungsbereichs aktiv mit.
Inspirierendes Arbeitsklima: Sie arbeiten in einem engagierten Team mit diversem universitärem Background und entwickeln gemeinsam mit Kolleg*innen ein innovatives Professional and Career Development-Angebot weiter.
Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten.
Intellektuell anregendes Umfeld: Wir pflegen einen intensiven Austausch mit Wissenschafter*innen und stellen das Miteinander ins Zentrum unseres Tuns.
Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln und dem Fahrrad bequem erreichbar.
Weiterentwicklung: Wir verstehen uns als Professionals in Higher Education und pflegen aktiv Kontakt mit unseren Peers, lokal, national und international und bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.
Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 3.450,30 erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.
Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!
It’s that easy to apply:
With your CV and letter of motivation
Leaving Certificate, diplomas, academic certificates
Via our job portal / Apply now-button
If you have any content questions, please contact:
Lisette Schmidt
[email protected]
We look forward to new personalities in our team!
The University of Vienna has an anti-discriminatory employment policy and attaches great importance to equal opportunities, the advancement of women and diversity. We lay special emphasis on increasing the number of women in senior and in academic positions among the academic and general university staff and therefore expressly encourage qualified women to apply. Given equal qualifications, preference will be given to female candidates.
University of Vienna. Space for personalities. Since 1365.
Data protection
Application deadline: 07/20/2026
Administration & Organization
