Sie wollen mit Ihrer Arbeit etwas bewegen, Verantwortung übernehmen und so die Rahmenbedingungen für Spitzenforschung und -lehre schaffen? Bei uns finden Sie das Umfeld, in dem Sie Ihr Potenzial entfalten können. An einer der größten und modernsten Wirtschaftsuniversitäten Europas. Auf einem Campus, an dem Arbeitsqualität auch Lebensqualität ist. Wir suchen Verstärkung im

Office des Departments Finance, Accounting and Statistics
Vollzeit, 40 Stunden/Woche
Ab sofort

Sie möchten in einem internationalen Umfeld Wissenschaftler*innen unterstützen und sorgen mit Ihrem Organisationstalent dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft? Sie arbeiten gern mit Zahlen, haben Freude daran, Events zu managen und die interne Kommunikation sicherzustellen? In dieser abwechslungsreichen Funktion arbeiten Sie als engagierte*r Assistent*in und Schnittstelle zwischen Verwaltung und Wissenschaft und packen tatkräftig mit an.

Was Sie erwartet

Wissenschaft unterstützen: Sie betreuen als engagierte*r Assistent*in unsere internationalen Wissenschaftler*innen im Arbeitsalltag (z.B. Terminmanagement, Korrespondenz, Reiseorganisation, organisatorische Unterstützung).
Projekte und Budget im Blick behalten: Sie unterstützen bei der administrativen Abwicklung von Drittmittelprojekten sowie beim Budgetmonitoring, Bestellungen und Abrechnungen. Dabei setzen Sie Ihr Zahlenverständnis und Ihre Excel-Kenntnisse routiniert ein.
Koordination: Sie übernehmen eigenständig organisatorische und administrative Aufgaben und sorgen dafür, dass Abläufe in Ihrem Aufgabenbereich effizient funktionieren.
Digitale Administration und Workflows: Sie managen digitale Büroabläufe, pflegen Unterlagen, bereiten Daten für Berichte auf, koordinieren mit den IT-Services und helfen Kolleg*innen bei technischen Anliegen.
Kommunikation: Sie stellen gemeinsam mit Ihren Kolleg*innen die reibungslose Kommunikation zu unseren internationalen Gästen, den WU-internen Abteilungen sowie unseren internen und externen Partner*innen sicher.
Events koordinieren und durchführen: Sie organisieren Events aller Art, von Meetings über Klausurtagungen bis Workshops und Konferenzen mit internationalen Teilnehmer*innen.
Tagesgeschäft: Sie kümmern sich gemeinsam mit dem Team um alle anfallenden organisatorischen Aufgaben im Office (z. B. Front Office, Gästeempfang, Website-Inhalte, Infrastrukturthemen etc.).

Was Sie mitbringen

Ausbildung: Sie verfügen über einen Maturaabschluss, gerne im kaufmännischen Bereich.
Berufserfahrung: Sie bringen mehrjährige einschlägige administrative Berufserfahrung mit. Erfahrung im universitären Umfeld ist von Vorteil.
Sprachkompetenz und Kommunikation: Sie haben sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift und kommunizieren freundlich und professionell mit Menschen verschiedenster Charaktere und kultureller Hintergründe.
Teamplayer*in: Sie arbeiten gerne kollegial im Team.
Arbeitsweise & Organisation: Sie arbeiten strukturiert, proaktiv und selbstständig, übernehmen Verantwortung und erkennen, wo Sie anpacken und welche Prioritäten Sie setzen müssen.
Persönliche Kompetenzen: Sie haben Interesse daran, sich aktiv neue relevante Fähigkeiten anzueignen und bestehende Kenntnisse kontinuierlich zu pflegen und zu erweitern.
IT-Kenntnisse: Sehr gute IT-Anwenderkenntnisse (MS Office, insbesondere auch Excel). Gute Kenntnisse in bzw. Bereitschaft zur Einarbeitung in digitale Tools (z.B. Lehrverwaltungstools wie Canvas, Sharepoint, Typo3)

Was wir Ihnen bieten

6 Wochen Urlaub/Erholungszeit
Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Gleitzeit
Mobiles Arbeiten
Vielfältiges Angebot an Weiterbildung
Zahlreiche Benefits, von Betriebsarzt über Sportangebote und Essenszuschuss bis hin zu vielfältigen Mitarbeitenden-Rabatten
Sinnstiftende Arbeit, in einem weltoffenen, inklusiven und familienfreundlichen Arbeitsklima
Architektonisch herausragender, moderner Campus mitten in Wien
Inspirierendes Campusleben mit über 2.400 Mitarbeitenden in Forschung, Lehre und Verwaltung und rund 21.500 Studierenden
Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit

Neugierig geworden? Mehr darüber was die WU als Arbeitgeberin besonders macht, unter www.wu.ac.at/benefits

Das monatliche Mindestentgelt beträgt 2.993,50 Euro brutto. Tätigkeitsbezogene Vordienstzeiten können zu einem höheren Einstiegsgehalt führen. Darüber hinaus bieten wir eine Vielzahl an attraktiven Sozialleistungen an.

Wollen Sie Teil der WU werden?
Dann bewerben Sie sich bitte bis spätestens 09.09.2026 (Kennzahl: 2887).
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Die WU schätzt Diversität und Inklusion und bemüht sich aktiv um ein vielfältiges Team. Sie sind sich nicht sicher, ob Ihr Profil unseren Anforderungen entspricht? Bewerben Sie sich trotzdem! Frauen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt aufgenommen. Bewerber*innen mit Behinderungen werden in allen Phasen des Bewerbungsprozesses unterstützt.

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