In dieser vielseitigen Position übernehmen Sie zentrale organisatorische und administrative Aufgaben und unterstützen unsere Geschäftsführung sowie verschiedene Unternehmensbereiche.
- Verwaltung und Pflege von Verträgen sowie Vertragsunterlagen
- Verwaltung von Preislisten, Kundendaten und Stammdaten
- Pflege von Verrechnungs- und Übersichtslisten
- Rechnungslegung und Verrechnung von Aufträgen
- Mahnwesen und Zahlungsüberwachung
- Administrative Betreuung unserer Learning-Management-Systeme (LMS)
- Anlage und Verwaltung von Kursen und Kundenzugängen
- Unterstützung bei LMS-Einschulungen und Kurszertifikatsverwaltung
- Betreuung bestehender Kund:innen bei organisatorischen Anliegen
- Prozessverantwortung für administrative LMS-Abläufe
- Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen Belangen
- Telefondienst und allgemeine Korrespondenz
- Unterstützung bei Import- und Exportabwicklungen einschließlich Zollformalitäten
- Koordination von Versicherungsangelegenheiten und behördlichen Meldungen
- Mitarbeit bei organisatorischen Aufgaben und Veranstaltungen
- Selbstständige Verbuchung von Eingang- und Ausgangsrechnungen
- Laufende Buchung von Bank- und Kassabewegungen
- Kontenabstimmung und Pflege der offenen Posten
- Unterstützung bei Bewerbungsmanagement und Personalverwaltung
- Erstellung und Verwaltung von Dienstverträgen und Dienstzeugnissen
- Betreuung von Zeiterfassungssystemen und administrativen Personallisten
- Schnittstelle zur externen Lohnverrechnung
- Unterstützung bei Aussendungen und Social-Media-Aktivitäten
- Recherche potenzieller Neukund:innen
- Pflege von Kundenkontakten und organisatorische Vertriebsunterstützung
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HASCH, HBLA oder vergleichbar)
- Berufserfahrung im Bereich Administration, Verrechnung oder Office Management
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift und sehr gute schriftliche Ausdrucksweise sowie sprachliche Sicherheit
- Bevorzugt Kenntnisse im eLearning Bereich
- Berufserfahrung im Bereich Luftfahrt von Vorteil
- Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel)
- Strukturierte, selbstständige und genaue Arbeitsweise
- Hohe Zuverlässigkeit und Organisationsfähigkeit
- Kommunikationsstärke und Serviceorientierung
- Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung
- Flexible Arbeitszeiten im Rahmen einer Teilzeitbeschäftigung und in Abstimmung mit dem Team
- Mitarbeit in einem innovativen und familiären Unternehmen
- Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
- Langfristige Perspektive in einem stabilen Unternehmensumfeld
- Möglichkeit zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung
Kollektivvertrag Information und Consulting, Verwendungsgruppe III, monatliches Mindestgrundgehalt in Euro auf Basis von Vollbeschäftigung: € 2.534,74; tatsächliches Gehalt abhängig von Qualifikation und Verwendungsgruppenjahren.
