Für den Standort Wien suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine: n Mitarbeiter: in Office Management (Vollzeit oder Teilzeit).
Du behältst gerne den Überblick, organisierst mit Leidenschaft und sorgst dafür, dass Prozesse reibungslos funktionieren? Dann bist du bei uns genau richtig.
Zur Verstärkung unseres Verwaltungsteams suchen wir eine engagierte Person, die organisatorische und administrative Aufgaben eigenverantwortlich übernimmt und als Schnittstelle zwischen verschiedenen Unternehmensbereichen fungiert.
Office Management & Verwaltungstätigkeiten
Erstellung von Auswertungen, Umfragen und Präsentationen
Mitarbeit an bereichsübergreifenden Projekten sowie Unterstützung verschiedener Fachbereiche bei organisatorischen und administrativen Aufgaben und internen Projekten
laufende Optimierung interner Prozesse und Sicherstellung einer strukturierten Dokumentenablage
Unterstützung bei Qualitäts- und Prozessmanagement
Aufbereitung von Unterlagen und Präsentationen
Belegwesen
Qualitäts- & Zertifizierungsmanagement
Koordination und Dokumentation von Unternehmenszertifizierungen sowie Sicherstellung der Einhaltung aller Anforderungen und Fristen
Vorbereitung, Organisation und Begleitung interner sowie externer Audits und Rezertifizierungen
Dokumentation und Organisation von Ergonomie und Arbeitssicherheit, wie auch Kontakt mit Stellen wie zB die AUVA
Personalmanagement & Recruiting
Betreuung des Recruiting-Prozesses – von der Erstellung und Veröffentlichung von Stellenausschreibungen bis zur Kommunikation mit Bewerber: innen
Erstellung und Aktualisierung von personalrelevanten Dokumenten in Abstimmung mit der Bereichsleitung Verwaltung & HR
Marketing & Kommunikation
Erstellung und Versand von diversen Aussendungen – Print & Newsletter
Unterstützung bei Social-Media-Beiträgen und weiteren Kommunikationsmaßnahmen
Planung, Organisation und Nachbereitung von Kongressen und Veranstaltungen
Durchführung von Messeauftritten
Das bringst du mit – deine Schlüssel-Skills:
kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
erste Berufserfahrung im Office Management, in der Administration und/oder im Qualitätsmanagement
strukturierte, eigenständige und verlässliche Arbeitsweise
Organisationstalent sowie hohe Serviceorientierung
sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
sicherer Umgang mit MS Office 365 (insbesondere Outlook, Excel, Word und PowerPoint)
Darauf kannst du dich freuen
Wir leben eine offene Du-Kultur und arbeiten auf Augenhöhe zusammen.
Als Wiens familienfreundlichster Mittelbetrieb und zertifiziertes Unternehmen „Familie & Beruf“ bieten wir dir Stabilität und langfristige Perspektiven.
Wir sind mehr als nur Kolleg: innen – ob beim After-Work-Drink, Wandern, Skifahren oder beim Oktoberfest, mit unserem fit@MP2-Programm organisieren wir zahlreiche Aktivitäten.
Beschäftigung & Gehalt
Wir arbeiten an innovativen und hochautomatisierten Lösungen für unser Kund: innen und bieten ein dynamisches, motiviertes Team sowie anspruchsvolle und abwechslungsreiche IT-Projekte.
Ein kollektivvertragliches Mindestgehalt von mind. EUR 2.547 brutto auf Basis einer Vollzeitbeschäftigung (38,5 Wochenstunden; lt. KV IT 2026; AT/Einstiegsstufe; Bei vorhandener Berufserfahrung, Kenntnissen und somit Einsatzmöglichkeiten im Unternehmen wird das Gehalt dementsprechend angepasst.
