Teilzeit | 25 – 30 Wochenstunden | Vier- oder Fünf-Tage-Woche | Wien
Über uns
Die Puck Energy GmbH ist ein junger, moderner und innovativer Messdienstleister mit Sitz im Herzen von Wien. Wir begleiten Hausverwaltungen und Bewohner:innen von der digitalen Verbrauchserfassung bis zur Heizkostenabrechnung.
Als kleines, eigentümergeführtes Unternehmen arbeiten wir in einem familiären und wertschätzenden Umfeld. Bei uns gibt es keine starren Hierarchien, sondern kurze Entscheidungswege, direkte Abstimmungen und viel Raum für Eigeninitiative.
Wir möchten auch bei unseren internen Abläufen am Puls der Zeit bleiben. Deshalb setzen wir auf digitale Lösungen, moderne Tools und die laufende Weiterentwicklung unserer Prozesse.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine zuverlässige, genaue und digital affine Persönlichkeit, die unsere Liegenschaften kaufmännisch betreut, das Debitorenmanagement übernimmt und sich schrittweise in die Heizkostenabrechnung einarbeitet.
Ihre Aufgaben
Kaufmännische Objekt- und Kundenbetreuung
- Einholung der erforderlichen Liegenschafts-, Kunden- und Bewohnerdaten bei den Hausverwaltungen
- Kontrolle der übermittelten Daten auf Vollständigkeit und Plausibilität
- Anlage neuer Liegenschaften, Kund:innen und Nutzeinheiten in unseren Systemen
- Import und laufende Pflege von Kunden-, Bewohner- und Objektdaten
- Erfassung und Pflege von Heiznutzflächen und weiteren abrechnungsrelevanten Stammdaten
- Bearbeitung von Nutzerwechseln
- Vorbereitung von Verträgen und weiteren Kundenunterlagen
- Anlage und Verwaltung von Akonti und Dauerrechnungen
- Telefonische und schriftliche Bearbeitung von Kundenanfragen
- Unterstützung bei allgemeinen kaufmännischen und administrativen Aufgaben
Debitorenmanagement
- Regelmäßige Kontrolle der offenen Posten und eingehenden Zahlungen
- Überwachung der automatisierten Mahnläufe
- Vorbereitung und postalischer Versand von Mahnungen
- Nachverfolgung der Zahlungseingänge nach erfolgten Mahnungen
- Abstimmung mit unserer Buchhalterin bei unklaren Zahlungseingängen oder Differenzen
- Überwachung vereinbarter Ratenzahlungen
- Vorbereitung und Übergabe offener Forderungen an das Inkassobüro
- Zusammenstellung und Übermittlung der dafür erforderlichen Kunden-, Rechnungs- und Mahndaten
- Laufende Dokumentation des jeweiligen Bearbeitungsstandes
Vorbereitung und Unterstützung der Heizkostenabrechnung
- Führung des Abrechnungskalenders und Überblick über anstehende Abrechnungstermine
- Rechtzeitige Vorbereitung der abzurechnenden Liegenschaften
- Kontrolle, ob alle erforderlichen Nutzer-, Flächen-, Verbrauchs- und Kostendaten vorliegen
- Prüfung von Zähler- und Verbrauchsdaten auf Vollständigkeit und Auffälligkeiten
- Rücksprache mit unseren Technikern bei fehlenden oder unplausiblen Daten
- Nachforderung fehlender Unterlagen bei den Hausverwaltungen
- Aufbereitung der Daten für unsere externe Abrechnungsexpertin
- Unterstützung bei der Klärung von Rückfragen
- Kontrolle der fertiggestellten Abrechnungen
- Schrittweise Einarbeitung in die selbstständige Erstellung von Heizkostenabrechnungen
Das bringen Sie mit
- Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise HAK, HAS, HLW oder eine kaufmännische Lehre
- Idealerweise ein bis zwei Jahre Berufserfahrung in einer kaufmännischen oder administrativen Tätigkeit
- Gutes Zahlenverständnis und Freude am sorgfältigen Umgang mit Daten
- Eine sehr genaue, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
- Ausgeprägtes organisatorisches Geschick und die Fähigkeit, Fristen, Aufgaben und unterschiedliche Liegenschaften im Blick zu behalten
- Selbstständiges Mitdenken und Freude daran, Verantwortung für den eigenen Aufgabenbereich zu übernehmen
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel, Word und Outlook
- Freude am telefonischen und schriftlichen Kontakt mit Kund:innen und Hausverwaltungen
- Bereitschaft, sich schrittweise in die Heizkostenabrechnung einzuarbeiten
- Interesse an digitalen Arbeitsprozessen und der Weiterentwicklung bestehender Abläufe
- Offenheit gegenüber modernen Softwarelösungen und KI-gestützten Anwendungen wie ChatGPT
- Freude daran, geeignete Tools zu entdecken und für einfachere und effizientere Prozesse einzusetzen
Erste Erfahrungen in der Buchhaltung, Fakturierung, Objektverwaltung oder im Debitorenmanagement sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung.
Entscheidend sind für uns nicht möglichst viele Berufsjahre, sondern Ihre Genauigkeit, Ihre Verlässlichkeit, Ihr Organisationstalent und Ihre Freude daran, sich in neue Themen einzuarbeiten und Abläufe aktiv mitzugestalten.
Wir freuen uns ausdrücklich auch über Bewerbungen von Wiedereinsteiger:innen.
Das erwartet Sie bei uns
- Eine abwechslungsreiche Teilzeitposition mit 25 Wochenstunden
- Flexible Verteilung der Arbeitszeit auf vier oder fünf Arbeitstage
- Nach der Einarbeitungszeit die Möglichkeit, einen Teil der Arbeitszeit im Homeoffice zu arbeiten
- Die Möglichkeit, das Stundenausmaß zu einem späteren Zeitpunkt zu erhöhenEine umfassende und persönliche Einarbeitung
- Ein kleines, familiäres Team mit einem persönlichen und wertschätzenden Arbeitsklima
- Ein eigentümergeführtes Unternehmen ohne starre Hierarchien
- Kurze Entscheidungswege und teilweise direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
- Ein eigener Verantwortungsbereich mit zunehmender Selbstständigkeit
- Die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und digitale Arbeitsabläufe aktiv mitzugestalten
- Offenheit gegenüber modernen Tools und neuen, effizienten Arbeitsweisen
- Schrittweiser Aufbau von Fachwissen in der Heizkostenabrechnung
- Langfristige Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Ein modernes, schönes Büro mit Garten und Terrasse im Herzen von Wien
- Zentrale Lage, nur wenige Gehminuten vom Schwarzenbergplatz entfernt, mit sehr guter öffentlicher Erreichbarkeit
- Kostenlose Getränke im Büro
Gehalt
Für diese Position ist ein monatliches Bruttogehalt ab EUR 2.800 auf Vollzeitbasis vorgesehen. Das tatsächliche Gehalt richtet sich nach Ihrer Qualifikation und Berufserfahrung.
Interesse?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung mit Lebenslauf und einem kurzen Motivationsschreiben an:
Puck Energy GmbHE-Mail: [email protected]Arbeitsort: Wien
Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!
Gehalt: ab 1 820,00€ pro Monat
Leistungen:
- Betriebliche Weiterbildung
- Firmenhandy
- Flexible Arbeitszeiten
- Homeoffice-Möglichkeit
Arbeitsort: Zum Teil im Homeoffice in 1030 Wien
