Sous l'autorité générale du conseiller de coopération et d'action culturelle (COCAC), également directeur de l'Institut français d'Autriche (IFA), vous occupez les fonctions de secrétaire général (SG) d’un établissement à autonomie financière (EAF) en organisant le fonctionnement et la gestion administrative, matérielle, juridique, budgétaire et financière de l'IFA. Le poste est également ouvert aux agents de catégorie A.
activitesPrincipales
Sous l'autorité du COCAC/Directeur, vous êtes responsable des affaires générales, des questions budgétaires, comptables et administratives, du management des ressources humaines, de la gestion immobilière, logistique, matérielle et de la sécurité. Vos missions principales sont les suivantes : 1. Contribution au pilotage : -présentation des résultats et performances ; -réalisation d'études de rentabilité et analyses prospectives ; -accompagne le directeur dans sa politique de mécénat et de sponsoring ; -réflexion sur la trajectoire financière, la rationalisation des moyens et la diversification des ressources. 2. Gestion financière et budgétaire : -préparation et exécution du budget, élaboration des budgets rectificatifs, mise en place d’outils d’optimisation de gestion, analyse des comptes budgétaires et suivi des tableaux de bord ; -interface avec le ministère (DGM/DDC/RES, tutelle de l'IF) pour le contrôle de gestion et le rapport d’activités ; -suivi du Contrôle interne financier (CIF) avec l'ACR. Le SG est membre du comité de gouvernance. 3. Gestion des ressources humaines : -coordination et encadrement des personnels, suivi de l’organigramme fonctionnel (ADL, expatriés), plannings, congés ; -gestion administrative des personnels (recrutement, déroulement de carrière, contrats, évaluation, ...), suivi, application de la législation locale du travail ; -animation du dialogue social, relations avec les représentants du personnel et délégués syndicaux, gestion des conflits ; -mise en place de formations ; -suivi des questions d'hygiène, de sécurité et de conditions de travail. 4. Gestion administrative : -pilotage administratif et juridique (contrôle des conventions, veille juridique, gestion du contentieux, suivi des contrats et conventions signés par chaque antenne, supervision des procédures administratives, rédaction des notes de service, rappel des instructions, coordination des moyens et des ressources, conventions de prestation, contrat de location des locaux, rédaction de contrats avec les artistes, gestion et accueil des artistes en tournée, contact avec les fournisseurs) ; -contrôle des activités de l'ensemble des services : réorganisation des procédures, limitation du risque de vol/fraude (en particulier au niveau du centre de langues, de l'espace Campus France, de la médiathèque) ; -suivi de l'inventaire et de l'archivage. 5. Gestion logistique, matérielle et immobilière : -gestion du bâti et de l'investissement (travaux et commande) ; -négociation et suivi des contrats de maintenance ; -gestion des risques et veille à l'application des consignes de sécurité.
niveauFormationRequis
Expérience confirmée en management ainsi qu'en suivi budgétaire/gestion des ressources humaines d’un établissement à autonomie financière. Expérience réussie dans un contexte culturel différent.
competencesAttendues
estRequise
true
Achats et marchés publics
-
Maîtrise
estRequise
true
Contrôle de gestion
-
Pratique
estRequise
true
Droit/Réglementation
-
Maîtrise
estRequise
true
Environnement administratif, institutionnel et politique
-
Maîtrise
estRequise
true
Gestion budgétaire et comptable
-
Expert
estRequise
true
Gestion des ressources humaines
-
Expert
estRequise
true
Logistique
-
Maîtrise
estRequise
true
Statut et réglementation des établissements à autonomie financière (EAF)
-
Maîtrise
estRequise
true
Analyser une information, une donnée, une situation, un dispositif
-
Expert
estRequise
true
Animer une équipe
-
Maîtrise
estRequise
true
Anticiper un risque, une évolution
-
Maîtrise
estRequise
true
Dialoguer avec les représentants du personnel
-
Expert
estRequise
true
Elaborer un budget
-
Expert
estRequise
true
Gérer un conflit
-
Maîtrise
estRequise
true
Négocier
-
Maîtrise
estRequise
true
Organiser une activité
-
Maîtrise
estRequise
true
Aisance relationnelle
-
Maîtrise
estRequise
true
Aptitude à l'écoute
-
Expert
estRequise
true
Etre rigoureux
-
Expert
estRequise
true
Faculté d'adaptation
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Maîtrise
estRequise
true
Sens de l'organisation
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Expert
estRequise
true
Bureautique
-
Expert
estRequise
true
CROCUS
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Maîtrise
estRequise
true
ELAP FINANCE
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Maîtrise
estRequise
true
Allemand
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B2 Avancé/Indépendant
estRequise
true
Anglais
-
B2 Avancé/Indépendant
compositionEquipe
Le Service de coopération et d'action culturelle (SCAC) / Institut français d'Autriche (IFA) comprend 19 personnes : 1 Administrateur de l’Etat, 4 agents expatriés de catégorie A, 1 agent expatrié de catégorie B, 4 VIA et 9 agents de droit local (ADL).
environnementProfessionnel
Relation régulière avec le Secrétariat général d'ambassade (SGA) de l'Ambassade de France en Autriche et l'agence comptable régionale (ACR) basée à Vienne. En administration centrale, travail avec la DRH, la Direction des immeubles et de la logistique (DIL), la Sous-direction du réseau de coopération et d'action culturelle (DGM/DDC/RES) et le Centre de Services des Ressources Humaines (CSRH).
liaisonsFonctionnelles
Travail avec les autorités locales et les prestataires de service locaux. Travail en interministériel avec différents opérateurs de l'Etat (IF Paris) et le ministère de la Culture.
conditionsParticulieres
Contraintes liées à un exercice à l'étranger. L’exercice au sein d’une représentation diplomatique ou consulaire ou au sein d’un Institut français peut impliquer pour l’agent une disponibilité en dehors des horaires de service habituels en fonction des pics d’activités (astreintes, évènements officiels, missions sur le terrain). Pour plus d’informations sur les conditions de vie locale, consulter les pages « Conseils aux voyageurs » sur le site diplomatie.gouv.fr
dureeAffectation
Agent contractuel ou titulaire de la Fonction publique
