Office- & Team-Support
- Unterstützung der Partner und Projektteams in operativen und organisatorischen Themen
- Terminkoordination sowie Reiseorganisation inkl. Abrechnung
- Office-Management (Bestellwesen, Standortorganisation, Infrastruktur)
- Planung und Organisation von Workshops, Events und Offsites
- Koordination von Ausschreibungen inkl. Fristenmanagement und Angebotslegung
Finanzen & Administration
- Vorbereitende Buchhaltung, Rechnungslegung, Zahlungsverkehr, Mahnwesen
- Strukturierte digitale Ablage und Dokumentenmanagement
HR & Teamevents
- Unterstützung im Recruiting (Koordination, Kommunikation, Dokumentation)
- Organisation von On- und Offboardings
- Mitgestaltung von Teamformaten und internen Events
Marketingunterstützung
- Pflege der Website (WordPress)
- Unterstützung bei Newslettern und digitalen Kampagnen
- Pflege des CRM-Systems
- Mindestens 3 Jahre Erfahrung in Assistenz-, Office- oder Backoffice-Rollen
- Ausbildung auf Matura-Niveau (HAK, HLW, AHS o. Ä.), Studium von Vorteil
- Deutsch auf muttersprachlichem Niveau, Englisch verhandlungssicher
- Sehr gute MS-Office- und MS-Teams-Kenntnisse
- Sichere praktische Anwendung von KI-Tools (z. B. ChatGPT, Claude)
- Schnelle, strukturierte und genaue Arbeitsweise
- Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick zu behalten
- Selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
- Stabilität und Belastbarkeit bei hoher Arbeitsdichte
- Schönes Büro in zentraler Lage in Wien
- Ein großartiges Team mit viel Ambition, das zusammenhält und sich gegenseitig unterstützt – inklusive Office-Hund
- Hohe Eigenverantwortung und direkte Kommunikation
- All-In Vertrag (Vollzeit auf Basis von 40h) mit einem Jahresbruttogehalt von EUR 44.800
- Zahlreiche Benefits (Wiener Linien Jahreskarte, Firmenrad, Teamevents und Weiterbildungen)
Unsere Kultur
- Wir arbeiten schnell, fokussiert und mit hohem Qualitätsanspruch.
- Wir erwarten, dass Aufgaben eigenständig übernommen und konsequent abgeschlossen werden.
- Wir entwickeln uns kontinuierlich weiter – individuell und als Organisation.
Dann sende deine Bewerbung inkl. Lebenslauf und relevanter Zeugnisse an:
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