Als Österreichs größte Forschungs- und Technologieorganisation für angewandte Forschung haben wir uns zum Ziel gesetzt, substanzielle Beiträge zur Lösung der großen Herausforderungen unserer Zeit, Klimawandel und Digitalisierung, zu leisten. Dabei setzen wir auf unsere spezifischen Forschungs-, Entwicklungs- und Technologiekompetenzen, die die Grundlage für unser Bekenntnis zu Exzellenz in allen Bereichen sind. Mit unserer offenen Innovationskultur und unseren motivierten, internationalen Teams arbeiten wir daran, das AIT als Österreichs führende Forschungseinrichtung auf höchstem internationalem Niveau zu positionieren und einen positiven Beitrag für Wirtschaft und Gesellschaft zu leisten.

Unsere Administrative Unit Facility Service and Lab Integration sucht weitere Ingenious Partner für den Standort Wien (Giefinggasse, 1210). Wir decken alle Leistungen, die zum Betreiben und Bewirtschaften der baulichen sowie technischen Infrastruktur unserer Gebäude erforderlich sind, ab. Das umfasst ebenso geschäftsunterstützende Dienstleistungen, welche die Nutzung unserer Standorte und Gebäude verbessern, die Kosten- und Leistungsrechnung aller Kosten im Lebenszyklus sowie die Steuerung des Prozesses der Bereitstellung von Flächen, einschließlich der prozessgesteuerten nachhaltigen Planung von Neu-/, Zu-/, Umbauten sowie Revitalisierungen. Außerdem übernehmen wir die Projektsteuerung für die Sicherstellung und Herstellung der erforderlichen verwaltungs- und laborspezifischen Infrastruktur für alle Neu-, Zu- und Umbauten.

Mitarbeiter:in für den Empfang - Front Office (Vollzeit / Teilzeit, Mind. 25 h / Woche)

FACILITY SERVICE & LAB INTEGRATION

Im Front Office sind Sie erste Ansprechperson für unsere Gäste und Kund:innen und somit „Visitenkarte des AIT“.
Sie sind die professionelle Schnittstelle zu den Kolleg:innen und vor allem zu den Kolleg:innen der Offices der verschiedenen Abteilungen und halten Kontakt zu Facility Services and Lab Integration und dem Reinigungspersonal.
Verantwortung für den Empfangsbereich: Erste Anlaufstelle für Gäste, Lieferanten und Kolleg:innen
Gästemanagement: Begrüßung, Betreuung, Information und Beratung von Gästen und Besucher:innen inklusive Kundendatenpflege und Unterstützung bei Anfragen und Wünschen (Auskunft, Taxi etc.)
Organisation von Besprechungsraum-Infrastruktur und Küchenbereich: Pflege und Kontrolle von Meetingräumen, inkl. Koordination der Bewirtungen und Organisation via Raumbuchungskalender, Sicherstellung / Prüfung des benötigten Equipments.

Gestaltung, Koordinierung und Beaufsichtigung einer effizienten Meetingkultur.
Bestandsverwaltung und Bestellungen von Büromaterial und Getränken sowie Beauftragung kleiner Reparaturen.
Entgegennahme von Telefonaten und Weitervermittlung an die richtigen Ansprechpersonen sowie erste Auskunftserteilung.
Unterstützung bei der internen Postverteilung.
Gestaltung, Koordinierung und Beaufsichtigung einer effizienten Fuhrparkkultur in Abstimmung mit dem Fuhrparkmanagement.
Als Teil der Abteilung Facility Services and Lab Integration können auch kleine unterstützende Tätigkeiten im Bedarfsfall bei Ihnen anfallen (Unterstützung Zutrittskartenmanagement, Unterstützung Fuhrparkmanagement, Kommunikation zum externen Betriebsrestaurant, etc.

Als Ingenious Partner zeichnet Sie aus:

Erste Erfahrung im Empfangsbereich oder Back Office
Vertrautheit mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel und PowerPoint)
Freude daran, andere zu unterstützen, zu organisieren und im Team zu arbeiten
Freude an Kommunikation, Telefonaten und der Interaktion mit anderen
Freundliches und zuvorkommendes Auftreten sowie eine professionelle Arbeitsweise
Einfühlungsvermögen, Verlässlichkeit und Multitasking Fähigkeit
Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Was Sie erwarten können:

Das Bruttojahresgehalt bei Vollzeit (38,5 h / Woche) gemäß Kollektivvertrag beträgt EUR 39.774,

-. Das aktuelle Gehalt wird entsprechend Ihren Qualifikationen und Erfahrungen individuell festgelegt.
Zu den Highlights unserer Mitarbeiter:innen-Benefits zählen eine Kantine mit Essenszuschuss, Bio-Kaffee, Tee und Obstkörbe, Angebote zur Gesundheitsvorsorge sowie ein Betriebsarzt, eine Pensionskasse, zusätzliche freie Tage für verschiedene Lebensereignisse, Familienbenefits (einschließlich zwei Wochen bezahlter Papawochen und Freizeitförderungen), ein Gutscheinprogramm, Sport-, Kultur- und Teamevents sowie individuelle Weiterbildungs- und Karrieremöglichkeiten.

Bitte übermitteln Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen, bestehend aus Lebenslauf, Motivationsschreiben, relevanten Zeugnissen und Dokumenten sowie einem Identitätsnachweis, online.

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